O objetivo deste relatório é apresentar todos os documentos vinculados aos projetos para acompanhar o andamento dos mesmos.
Aqui você vai ver:
No Operand, um projeto serve para agrupar e gerenciar atividades que serão executadas para chegar a um objetivo.
Com esse relatório, é possível analisar o andamento de todos os documentos (jobs, propostas, produções e mídias) vinculados aos projetos que corresponderem aos filtros aplicados.
O que é necessário para obter informações precisas no relatório de projetos?
Esse relatório é completo e pode auxiliar muito no acompanhamento das atividades, mas para que as informações obtidas nele sejam compatíveis com a realidade da sua empresa, é necessário realizar um controle preciso dos projetos e documentos cadastrados no sistema.
Para realizar um controle preciso, é necessário:
- Vincular os documentos ao seu respectivo projeto;
- Adicionar prazo aos projetos e documentos;
- Adicionar tempo estimado e realizar apontamento de horas nos jobs;
- Utilizar o campo de status para identificar em qual etapa está a atividade;
- Incluir corretamente os valores dos itens, comissão, honorários e custos externos nos documentos de proposta, produção e mídia;
- Concluir os documentos e projetos na medida em que forem finalizados.
Como analisar o relatório de projetos?
Ao gerenciar os projetos e documentos de forma organizada e utilizar ao máximo os recursos disponíveis no Operand, é possível extrair informações valiosas deste relatório.
Para acessá-lo, clique em Relatórios > Projetos > Pauta. As informações serão apresentadas em dois modos de visualização: o Resumido e o Detalhado.
Importante: para ter acesso a esse relatório é necessário possuir a permissão "Total" no módulo de Projetos.
Como funciona o modo Resumido?
Por meio dos gráficos e dados resumidos, em cada bloco é possível analisar de forma clara diversas informações sobre o andamento das atividades.
Jobs: é possível entender se o tempo apontado pelos colaboradores nos jobs extrapolou o tempo estimado ou se as atividades foram realizadas em menos tempo do que o previsto.
Budget: é possível identificar se o budget (orçamento disponibilizado para os projetos) foi suficiente para a execução das atividades ou se o custo da mão de obra (valor/hora do colaborador x tempo apontado nos jobs) excedeu o orçamento estipulado.
Importante: para ter acesso a esse bloco é necessário possuir permissão para visualizar Budget e Custo no módulo de Projetos.
Propostas: é possível visualizar o valor total das propostas e quanto foi destinado para custos externos.
Produção: é possível visualizar os valores recebidos de clientes e fornecedores referentes à comissão e honorários em documentos de produção.
Mídia: é possível visualizar os valores recebidos de clientes e veículos referentes à comissão e honorários em documentos de mídia.
Caso precise utilizar esses dados em uma apresentação de indicadores, por exemplo, é possível exportá-los facilmente em formato .png. Basta clicar em Exportar, na parte superior do relatório, para exportar todos os blocos em um único arquivo, ou no ícone de exportação ao lado do bloco desejado, para exportá-lo individualmente.
Como funciona o modo Detalhado?
É uma tabela com linhas e colunas em que são apresentadas diversas informações relacionadas aos documentos.
O relatório sempre virá com o filtro padrão selecionado:
- Situação: "Aberto" e "Concluído";
- Prazo desejado: no mês atual.
Esse é o filtro padrão, mas é possível aplicar os filtros que desejar em todas as colunas para obter as informações necessárias, além de ordenar a exibição das informações ao clicar sobre a coluna desejada.
Outro recurso interessante é a possibilidade de definir quais colunas quer que apareçam no relatório, basta clicar no ícone de engrenagem e deixar marcadas apenas as colunas que deseja visualizar.
Após obter as informações necessárias, é possível exportar o relatório para Excel ou em formato PDF. Basta clicar em Exportar, definir o formato desejado, realizar outras configurações, se necessário, e confirmar clicando em Exportar.
Quais informações consigo obter com esse relatório?
Com esse relatório é possível verificar, por exemplo:
- Se o tempo dedicado para execução das atividades está dentro do previsto;
- Se o budget destinado foi suficiente para a execução do projeto;
- Receitas geradas a partir de comissões e honorários em mídia e produção;
- O andamento dos projetos de um cliente específico ou de um grupo de clientes;
- Se as entregas estão acontecendo no prazo;
- Projetos atrasados que ainda estão em aberto;
- Documentos que ainda não foram concluídos.
Lembrando: para que as informações obtidas nos relatórios sejam compatíveis com a realidade da sua empresa, é necessário realizar um controle eficaz dos projetos e documentos cadastrados no sistema.
Importante: informações relacionadas a projetos ocultos e documentos pertencentes a projetos ocultos não são contabilizadas nos relatórios.