A Pauta por Status (Kanban) é uma ferramenta que permite gerenciar as atividades de uma empresa de forma mais produtiva e pode ser aplicada em vários tipos de processos. Originalmente, a Pauta por Status é composta por três etapas (DDD): Do, Doing, Done. Cada processo possui suas particularidades e precisamos entender como ele funciona, além de compreender o seu fluxo e como as etapas se relacionam. Por isso vamos ajudar você a pensar como começar:

1) Etapa DO: Você deve considerar aqui todas as atividades que ainda não iniciaram efetivamente sua execução, estão “a fazer”. Nesta etapa você precisa levantar quais questões devem ser esclarecidas e que servirão de input para que a próxima etapa seja bem executada. Considere tudo que envolve o planejamento. Benchmarking? Pesquisa de mercado? Reunião com a equipe? Definição de escopo? Identifique quais são as questões recorrentes e realmente fundamentais na fase de planejamento. É provável que estes sejam os status (fases) desta etapa, configure-os no sistema.

2) Etapa DOING: Com todas as informações necessárias já alinhadas na etapa anterior, agora é possível pensar em quais são os status mais adequados para a etapa “fazendo”. Aqui você deve pensar no caminho em que esta atividade ou projeto precisa seguir. Outras áreas/pessoas serão envolvidas? Que atividades estas áreas/pessoas executam? Que tipo de demandas acontecem até a entrega? Pense nessas perguntas e defina os status que deseja considerar.

3) Etapa DONE: Esta etapa começa quando o caminho para a execução da atividade já foi percorrido e a demanda está praticamente pronta. Aqui é preciso definir o que será feito para que a entrega aconteça 100%. Há alguma aprovação interna? A demanda é encaminhada para outra área/pessoa? A atividade já pode ser aplicada? É encaminhada para algum terceiro? Defina quais são as questões para validar esta etapa e configure os status.

DICA: O modelo Kanban proporciona a representação visual de uma série de etapas que definem uma atividade. Para obter esta representação, pense em todas as etapas de uma atividade e liste-as na ordem em que ocorrem. Apresentamos neste post apenas uma das possibilidades, mas você pode usar a criatividade e definir as etapas como achar melhor, de acordo com a sua necessidade. Os status podem ser, por exemplo: o nome de cada pessoa da equipe, identificadas pela prioridade/urgência, por áreas envolvidas, etc. O importante é que você use esta ferramenta para tornar o seu processo mais claro, simples, organizado e produtivo. Assim, em pouquíssimo tempo você vai perceber ganhos consideráveis relacionados a: habilidade de gerenciamento do tempo, equilíbrio, percepção e previsibilidade da capacidade da sua demanda, habilidade analítica, entre outros.

Para configurar as etapas da Pauta por Status, acesse configurações de Jobs > Status de jobs.

Para mais detalhes, clique aqui.

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