O que é e como utilizar status em documentos (propostas, produção e mídia)?

O status representa a etapa em que determinada atividade se encontra dentro do fluxo de trabalho da sua empresa.

Ele é importante para organizar a pauta e conseguir visualizar de forma simples como está o andamento de um documento, sem ter a necessidade de abrí-lo para verificar. 

 

Como cadastrar e editar os status?

Alguns status vêm previamente cadastrados no sistema, mas é possível personalizá-los de acordo com o fluxo de trabalho da sua empresa.

Para cadastrar um status, clique sobre o seu Avatar > Configurações, clique sobre o módulo desejado (neste exemplo usaremos o módulo de Propostas) > Status, clique em Adicionar, informe o nome, selecione uma cor e confirme clicando em Salvar.

Dica: é possível definir se os documentos irão ou não contabilizar como atraso quando estiverem com esse status.

1-Jan-26-2023-07-26-04-9401-PM

Importante: essa ação pode ser realizada apenas por usuários que possuam pelo menos acesso Total ao módulo.

Para editar um status já cadastrado, clique no ícone de lápis, realize as edições necessárias e confirme clicando em Salvar.

2-Jan-26-2023-07-25-59-6900-PM

É possível ordenar os status para ficarem de acordo com o seu fluxo de trabalho. Basta arrastar o status e deixá-lo na ordem desejada.

Essa será a ordem que os status aparecerão no momento da seleção dentro do documento.

3-Jan-26-2023-07-25-54-9319-PM

Muitas vezes o fluxo de trabalho é alterado e algumas etapas são removidas do processo. Caso isso aconteça, é possível inativar os status que não serão mais utilizados.

Ao inativar um status com documentos vinculados, o sistema irá sugerir a substituição para outro status ativo.

4-Jan-26-2023-07-25-59-5995-PM

Para excluir um status, clique no ícone de lixeira > Sim.

5-Jan-26-2023-07-26-02-4953-PM

Importante: se o status estiver relacionado a algum documento, o sistema irá mostrar um aviso e será necessário antes migrar esses documentos para outro status para depois poder excluí-lo.

Como utilizar os status em documentos?

Sempre que um documento é cadastrado no sistema, ele fica automaticamente com o primeiro status do fluxo. O ideal é ir alterando os status na medida em que o documento passa pelas etapas.

Para alterá-lo, basta acessar o documento, clicar sobre o status atual e mudar para o status desejado.

6-2

Também é possível alterar o status de vários documentos ao mesmo tempo pela pauta.

Para isso, clique no menu de contexto (três pontinhos) ao lado do documento > Selecionar, selecione os documentos desejados, e nas ações em massa da pauta, clique em Status e mude para o status desejado.

7-2

 

 

Veja também: